מיזוג דואר בוורד ליצירת מכתבים

במדריך זה נלמד כיצד להשתמש באשף מיזוג הדואר ליצירת מכתבים בוורד. שימוש באשף הופך את התהליך לפשוט יותר וקל יותר.

לפני שמתחילים:

• יש לוודא שישנו קובץ חיצוני המכיל טבלה מסודרת, אחידה וברורה.
  בד"כ קובץ אקסל ובו נתונים אותם נשלוף לתוך מסמך הוורד כגון: שם, טלפון, כתובת וכד'.
• יש לפתוח את תוכנת וורד ולייצר את מסמך הוורד שיכיל את נתוני הטבלה, לעצב אותו ולשמור אותו כקובץ וורד רגיל לחלוטין. לשם הדוגמא נניח ונייצר "תעודה" שממנה נפיק תעודות לכמות תלמידים.
• יש ללחוץ על תפריט "דברי דואר" -> התחל מיזוג דואר -> אשף מיזוג הדואר.
  

* בצד שמאל של המסך תופיע עמודה עם השלב הראשון מתוך שישה שלבים, יש לשים לב שמעבר בין השלבים נמצא בחלקה התחתון של העמודה.

להלן שלבי אשף מיזוג הדואר:

1.
בחירת סוג מסמך: יש לוודא ש"מכתבים" מסומן וללחוץ על "הבא" למטה.

2.
שלב 2 מתוך 6 – בחירת המסמך הפותח:
השתמש במסמך הנוכחי, אותו מסמך שכרגע פתוח.

3.
שלב 3 מתוך 6 – בחירת נמענים:
בשלב זה נטעין את נתוני הטבלה החיצונית לתוך קובץ הוורד.
יש ללחוץ על "עיון" ולבחור את הקובץ הרצוי (קובץ האקסל עם טבלת הנתונים)

4.
שלב 4 מתוך 6 – כתוב את המכתב:
הוספת משתני מיזוג הדואר לתוך המסמך:

1. 1. הצבת סמן הטקסט במקום הראוי
   2. לחיצה על "הוסף שדה מיזוג" (תחת תפריט "דברי דואר")
      
   3. בחירת השדה הרצוי.
      לאחר הלחיצה יתווסף על המסמך המשתנה הרצוי כגון <<שם>>
   4. חזרה על הפעולה והצבת כל המשתנים במקומם הראוי על המסמך.

5.
שלב 5 מתוך 6 – סקירת מכתבים:
מאפשר דפדוף בין המסמכים שנוצרו והצגת הנמענים בתוך המכתב לעיון מהיר לפני השלמת הפעולה סופית.

6.
שלב 6 מתוך 6 – השלמת המיזוג:

1. 1. הדפסה
   2. עריכת מכתבים נוספים
      (מייצר קובץ נפרד עם כל המסמכים שנוצרו – מומלץ)
      *מאפשר עריכה אינדיבידואלית של המסמכים במקרה של טעות או במקרה של תיקון קטן.

כדאי לזכור

מומלץ לחזור על פעולה זו מספר פעמים על מנת להבין את הרעיון המסתתר מאחורי התהליך, בשלב מאוחר יותר כאשר התהליך מתבהר ניתן לוותר על האשף ולהשתמש ישירות בהוספת נמענים והצבת משתני המיזוג בתוך המסמך.