שימוש באשף מיזוג דואר ליצירת מכתבים

Share on facebook
Share on whatsapp
Share on email
Share on print

אשף מיזוג הדואר הופך את התהליך לפשוט יותר להבנה ומייצר סדר לוגי להבנת התהליך.

לפני שמתחילים:

  • יש לוודא שישנו קובץ המכיל טבלה מסודרת, אחידה וברורה. בד"כ קובץ אקסל חיצוני ובו נתונים אותם נשלוף לתוך המסמך, כגון, שם, טלפון, כתובת וכד'.
  • יש לפתוח את תוכנת וורד ולייצר את המסמך שיכיל את נתוני הטבלה, לעצב אותו ולשמור אותו כקובץ וורד רגיל לחלוטין.
  • יש ללחוץ על תפריט "דברי דואר" -> התחל מיזוג דואר -> אשף מיזוג הדואר.

* בצד שמאל של המסך תופיע עמודה עם השלב הראשון מתוך שישה שלבים, יש לשים לב שמעבר בין השלבים נמצא בחלקה התחתון של העמודה, להלן השלבים השונים:

  1. בחירת סוג מסמך:
    יש לוודא ש"מכתבים" מסומן וללחוץ על "הבא" למטה.
  2. בחירת המסמך הפותח:
    השתמש במסמך הנוכחי
  3. בחירת נמענים:
    יש ללחוץ על "עיון" ולבחור את הקובץ הרצוי (קובץ האקסל עם טבלת הנתונים)
  4. כתוב את המכתב:
    יש להוסיף את משתני המכתב שיתווספו אוטומטית ע"י:

    1. הצבת סמן הטקסט במקום הראוי
    2. לחיצה על "הוסף שדה מיזוג"
    3. בחירת השדה הרצוי
    4. חזרה על הפעולה והצבת כל המשתנים במקומם הראוי במסמך
  5. סקירת מכתבים:
    מאפשר דפדוף בין המסמכים שנוצרו והצגת הנמענים בתוך המכתב לעיון מהיר לפני השלמת הפעולה סופית
  6. השלמת המיזוג:
    1. הדפסה
    2. עריכת מכתבים נוספים (מייצר קובץ נפרד עם כל המסמכים שנוצרו – מומלץ)
      *מאפשר עריכה אינדיבידואלית של המסמכים במקרה של טעות או במקרה של תיקון קטן.

סיכום שיעור להורדה: