שימוש באשף מיזוג דואר ליצירת מכתבים

שיתוף ב facebook
שיתוף ב whatsapp
שיתוף ב email
שיתוף ב print

אשף מיזוג הדואר הופך את התהליך לפשוט יותר להבנה ומייצר סדר לוגי להבנת התהליך.

לפני שמתחילים:

  • יש לוודא שישנו קובץ המכיל טבלה מסודרת, אחידה וברורה. בד"כ קובץ אקסל חיצוני ובו נתונים אותם נשלוף לתוך המסמך, כגון, שם, טלפון, כתובת וכד'.
  • יש לפתוח את תוכנת וורד ולייצר את המסמך שיכיל את נתוני הטבלה, לעצב אותו ולשמור אותו כקובץ וורד רגיל לחלוטין.
  • יש ללחוץ על תפריט "דברי דואר" -> התחל מיזוג דואר -> אשף מיזוג הדואר.

* בצד שמאל של המסך תופיע עמודה עם השלב הראשון מתוך שישה שלבים, יש לשים לב שמעבר בין השלבים נמצא בחלקה התחתון של העמודה, להלן השלבים השונים:

  1. בחירת סוג מסמך:
    יש לוודא ש"מכתבים" מסומן וללחוץ על "הבא" למטה.
  2. בחירת המסמך הפותח:
    השתמש במסמך הנוכחי
  3. בחירת נמענים:
    יש ללחוץ על "עיון" ולבחור את הקובץ הרצוי (קובץ האקסל עם טבלת הנתונים)
  4. כתוב את המכתב:
    יש להוסיף את משתני המכתב שיתווספו אוטומטית ע"י:

    1. הצבת סמן הטקסט במקום הראוי
    2. לחיצה על "הוסף שדה מיזוג"
    3. בחירת השדה הרצוי
    4. חזרה על הפעולה והצבת כל המשתנים במקומם הראוי במסמך
  5. סקירת מכתבים:
    מאפשר דפדוף בין המסמכים שנוצרו והצגת הנמענים בתוך המכתב לעיון מהיר לפני השלמת הפעולה סופית
  6. השלמת המיזוג:
    1. הדפסה
    2. עריכת מכתבים נוספים (מייצר קובץ נפרד עם כל המסמכים שנוצרו – מומלץ)
      *מאפשר עריכה אינדיבידואלית של המסמכים במקרה של טעות או במקרה של תיקון קטן.

סיכום שיעור להורדה: